아웃룩이란?

 

 

 

 

마이크로 소프트에서 만든 전자메일 프로그램으로 메일이나 개인적인 주소록을 담당하는

오피스 프로그램. 웹메일과 아웃룩 연동하면 컴퓨터 내의 아웃룩을 이용해서 메일을 보내고 받을 수 있다.

 

아웃룩을 사용할 때 가장 먼저 설정해두면 편리한 것이 바로 ‘규칙’
규칙을 설정하지 않으면 모든 메일이 기본 편지함인 ‘받은 편지함’으로 수신 되는데요!
업무를 할 때 성격이 전혀 다른 메일들이 섞여있으면,
다시 찾기가 너무 어렵겠죠?

 

아웃룩에는 특정 폴더에 특정 메일만 수신할 수 있게 설정하거나
특정인의 메일을 바로 삭제 하거나 등의 설정을 ‘규칙’이라는 기능에서 만들 수 있답니다.

 

이메일을 쉽게 분류하고 검색할 수 있도록 규칙을 설정하는 방법을 알려 드릴게요.

 

 

 

 

1단계 : [홈] - [규칙] – [규칙 및 알림관리] 메뉴를 실행해주세요!

 

 

 

 

2단계 : [새 규칙]을 눌러서 규칙 마법사를 실행해주세요.
예시로 ‘특정인에게서 받은 메일을 특정 폴더로 항상 수신되도록 하는 규칙’을 만들어 볼게요.
       ‘특정인이 보낸 메시지를 폴더로 이동’을 누른 후 다음 > 클릭!

 

 

 

 

3단계 : 조건 선택에서 ‘보낸사람이 사용자 또는 공용 그룹인 경우’를 선택한 후,
규칙 설명 편집에서 사용자 또는 공용 그룹을 클릭하여서
규칙을 설정할 이메일 주소를 선택하고 확인을 눌러 주세요.

SEM은 주소록에 있는 ‘삼성전기’에게서 온 메일을

‘삼성전기’ 폴더로 수신하도록 규칙을 설정할거에요!
사용자 또는 공용 그룹을 설정했다면 다음 > 클릭!

 

 

 

 

4 단계 : 특정인을 설정했다면 이번엔 수신할 폴더를 설정해야겠죠?
1단계 동작 선택에서 지정 폴더로 이동을 체크하고

 2단계 규칙 설명 편집에서 '지정' 을 클릭해서 폴더를 선택해주세요!
         폴더 설정이 완료되면 마침을 눌러 주세요.

 

 

 

 

5단계 : 규칙 리스트에서 ‘삼성전기’라는 규칙이 생성된 것이 확인된다면

확인을 눌러서 최종 완료해주세요~!

 

 

이렇게 메일 규칙을 설정해 두면 메일을 쉽게 분류할 수 있어서
업무를 효율적으로 할 수 있게 도와준답니다.^^

지금 바로 아웃룩 규칙을 설정해보세요!

 

 

 

 

 
업무 메일을 발송할 때 메일 말미에 회사 서명을 넣는 경우가 많은데요!
서명을 설정하는 방법을 몰라서 못하고 계시진 않나요?

이에 대해 손쉽게 서명을 설정하는 방법을 알려드릴게요.

 

 

 

1단계 : [파일] – [정보] – [옵션]을 눌러서 아웃룩 옵션창을 실행하고,
       [옵션] – [메일]에서 서명 버튼을 클릭해주세요.

 

 

 

 

2단계 : [서명 및 편지지] – [새로 만들기]를 실행하여 원하는 서명의 이름을 설정해 주세요!
SEM은 ‘SEM사원’으로 이름을 설정해 볼게요. 

 

 

 

3단계 : ‘서명 편집’에서 원하는 문구나 이미지 등을 삽입하고
기본 서명을 SEM사원으로 변경한 후 [저장]을 눌러 주세요! 
설정을 완료하면 새 메일을 쓸 때 설정한 서명이 메일 하단에 항상 설정된답니다.

 

 

 

 

 

많은 분들이 개인적으로 사용하는 웹메일에서는
수신확인 기능이 기본적으로 제공되어

보낸 편지함에서 상대방이 메일을 읽었는지를 확인할 수 있는데요!

 

아웃룩에서는 따로 수신확인 기능이 제공되지 않기 때문에
수신확인 설정을 해야지만 상대방의 메일 수신 여부를 확인할 수 있답니다.
손쉽게 메일 수신확인을 설정하는 방법을 알려드릴게요^^

  

  

 

 

 

 

 

1단계 : [파일] – [정보] – [옵션]을 눌러서 아웃룩 옵션창을 실행하고
            [메일] – [추적]에서 보낸 메시지 모두에 대해 다음 요청에 있는

항목 2가지를 선택하고 확인하면 설정 완료!

 

 

 

 

수신확인 설정 후에 메일이 전송하면
상대방이 메일을 읽었을 시 위와 같은 안내 창이 자동으로 떠서
‘예’를 누르면 수신 확인 메일이 다시 자신에게 수신된답니다..

 

중요한 메일의 경우 수신확인을 설정한 후 발송하면
상대방이 메일을 읽었는지 여부를 쉽게 확인 할 수 있어서 편리하겠죠?

 

 

 

 

역시 문서작업 및 업무에 사용되는 프로그램은 스피드가 생명!
스피드에 필요한건 뭐~~!!!???

앞에 엑셀과 파워포인트 편에서도 말씀드렸듯이 바로 ‘단축키’입니다.

조금 더 빠르고 편리하게 아웃룩을 활용할 수 있는 아웃룩 2010 단축키를 소개할게요>_<

 

 

 

 

다른 오피스 프로그램보다는 단축키를 많이 사용하지 않는 아웃룩이지만
중요한 몇 가지 단축키만 외워두면 신속하게 업무를 처리할 수 있어요.

 

특히, 새 메시지 작성이나, 답장, 전달, 전체 회신 등은
기본적으로 알아두면 아웃룩을 편리하게 사용하는데 도움이 된답니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

오늘 SEM이 알려드린 ‘속성 아웃룩 활용TIP’ 어떠셨나요?
MS Office프로그램 중에 아웃룩을 어렵게 생각하시는 분들이 많은데요.
몇 가지 기능만 잘 활용하면 쉽고 편리하게 사용할 수 있습니다.