메일 머지 사용법
한글 2007로 메일 머지 만들기
메일 머지는 여러 사람의 이름, 주소 등이 들어 있는 '데이터 파일(data file)'과 '서식 파일(form letter file)'을 결합함(merging)으로써, 이름이나 직책, 주소 부분 등만 다르고 나머지 내용이 같은 수십, 수백 통의 편지지를 한꺼번에 만드는 기능입니다. 따라서 회원들에게 정기적으로 안내장을 발송할 일이 있다면, 많은 양의 단순 반복 작업을 메일 머지 기능으로 대신할 수 있습니다. 메일 머지를 수행하기 위해서는 데이터 파일과 서식 파일이 필요합니다.
1. 데이터 파일 만들기
예제와 같이 성명, 주소, 전화번호로 이루어진 일련의 레코드로 된 데이터 파일을 작성합니다.
반드시 데이터 파일의 맨 처음에는 (레코드 개수가 아닌) 필드 항목의 개수를 넣어줍니다.
필드와 레코드의 개념은 아래 한글 도움말 그림을 참고하세요.
(한글 2007 도움말)
데이터 파일은 그냥 일반 한글 문서처럼 작성하고 저장하면 됩니다.
2. 서식 파일 만들기
예제와 같이 초청장을 만든 다음, '님을'단어 앞에 커서를 갖다놓은 다음,
[메일 머지 표시 달기]를 클릭합니다.
[메일 머지 표시 달기] 창이 열리면, [필드 만들기] 탭을 클릭합니다.
데이터 파일을 보면, 성명이 첫 번째 필드에 있으므로, 필드 번호인 ‘1’을 입력하고, [넣기]를 클릭합니다.
아래 그림처럼 ‘{{1}}’이 표시되면 제대로 한 것입니다.
이제 [메일 머지 만들기]를 클릭합니다.
[메일 머지 만들기] 창에서, 데이터 파일을 찾아 선택하고, [출력 방향]을 [화면]으로 바꾼 다음에, [확인]을 클릭합니다.
아래 그림처럼 ‘{{1}}’ 부분이 사람이름으로 제대로 표시되면, 다시 [메일 머지 만들기]를 클릭하여, 이번엔 [출력 방향]을 [프린터]로 바꾼 다음에, [확인]을 클릭합니다.
예제 파일 1 : 데이터 파일
예제 파일 2 : 서식 파일(메일 머지 표시 달기 전
1341224395_%EB%A9%94%EC%9D%BC%EB%A8%B8%EC%A7%80%EC%B4%88%EC%B2%A
예제 파일 3 : 서식 파일(메일 머지 표시 달기 후)
1341224395_%EB%A9%94%EC%9D%BC%EB%A8%B8%EC%A7%80%EC%B4%88%EC%B2%A
<한글2007의 메일머지와 엑셀 데이터로 편지봉투 인쇄>
1. 먼저 엑셀 데이터를 만들어야죠. (파일명이 "메일머지 연습.xls" 입니다.)
2. 저장한 엑셀 파일을 닫습니다.(나중에 한글에서 메일머지 만들기 할 때에 닫아도 됩니다.)
"메일머지 만들기" 할때에는 반드시 엑셀파일을 열어두면 안됩니다.
3. 한글2007을 시작합니다.
4. 도구 - 메일머지 - 메일 머지 표시 달기를 차례로 선택합니다.
5. 필드 만들기 탭에서 "주소"라고 입력하고 "넣기"를 클릭합니다.
(엑셀 파일에서 사용하였던 이름과 같이 해주셔야 합니다.)
6. 위 5번과 같이 "성명", "우편번호"를 차례대로 넣습니다.
7. 이제 메일 머지 만들기로 들어갑니다.
8. 자료 종류에서 "넥셀/엑셀 파일"을 선택하고 "파일 선택" 그림을 클릭하여 원하는파일(메일머지 연습.xls)을 선택합니다.
8-1 "메일머지 연습.xls" 파일을 선택하여 "열기" 클릭
9. 엑셀 파일이 선택되었고
아래 보시면 "출력 방향"에서 "파일"을 선택하여 "파일 이름"을 정해줍니다.
10. "파일 이름(N) :" 옆에 그림(저장하기)을 클릭하세요.
11. 한글 파일 형식으로 저장을 합니다.
12. 한글파일 이름이 정해지고
13. "확인"을 클릭
14. 엑셀 파일에서 내용이 들어있는 시트를 선택
15. 레코드 선택 (일부분만 선택할 수도 있고, 전체를 선택할 수도 있습니다.)
" 선택(D)"를 클릭하면 화면에 아무런 변화가 없으나
파일로 저장이 되었습니다.
16. 불러오기를 하여 방금 저장된 파일을 선택
17. 원하는 내용으로 저장이 되었습니다.
